Política general de privacidad y protección de datos personales

1. Introducción

La Política General de Privacidad y Protección de Datos Personales (la “Política”) enuncia los principios y pautas generales de actuación de Forcada & Rodriguez Abogados Asociados S.L.P. (“FYR Legal” o la “Empresa”) en materia de privacidad y protección de datos personales, garantizando en todo momento, la legislación aplicable y el respeto a los derechos y libertades de las personas.

1.1 Objetivos

Proteger los derechos y libertades de las personas físicas que se relacionen con FYR Legal, garantizando el respeto a su honor e intimidad en el tratamiento de sus datos personales.
Implementar la privacidad desde el diseño en todas las actividades y procesos que impliquen el tratamiento de datos personales y en todos los contratos y obligaciones que sean adoptadas por FYR Legal.

1.2 Alcance

Esta Política es aplicable para todo el personal directivo, empleados, becarios, colaboradores y proveedores que tengan acceso a sistemas de información y datos personales de FYR Legal (los “Usuarios”). Abarca todos los sistemas de información que dan soporte a los servicios de consultoría y externalización de servicios legales y de procesos de negocios en los cuáles FYR Legal realiza actividades de tratamiento de datos personales.

Esta Política debe ser conocida, comprendida y asumida por todos los Usuarios.

2. Principios de la Política de Privacidad y Protección de Datos

Esta Política se desarrolla para dar un marco de cumplimiento basado en las mejores prácticas de privacidad y protección de datos personales y para dar cumplimiento a la legislación vigente de protección de los datos personales que puedan afectar a FYR Legal. En virtud de que en esta Política posiblemente no se podrán considerar todos los casos, se establecen principios básicos a considerar en cualquier situación que implique tratamiento de información, por lo tanto, los siguientes principios deberán servir como guía:

Licitud, lealtad y transparencia. Garantizar que el o los propósitos de tratamiento se ajusten a la legislación aplicable y estén legitimados en una base jurídica adecuada y sea comunicados a los titulares antes de que la información se recopile o utilice por primera vez o para un nuevo propósito.
Limitación de la finalidad. Recopilar los datos personales necesarios para cumplir la finalidad comunicada a los titulares de los datos.
Minimización de datos. Minimizar los datos personales que se procesan y el número de partes interesadas en la privacidad y las personas a las que se les divulga o se les permite procesarla.
Exactitud. Garantizar que los tratamientos de datos personales sean precisos, completos y actualizados a menos que exista una base legítima para mantener los datos obsoletos.
Limitación del plazo de conservación. Los datos personales solo se conservarán por el plazo que sea necesario para cumplir con la finalidad, salvo las excepciones previstas en la normativa vigente.
Integridad y confidencialidad. Proteger los datos personales aplicando medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger la información personal de riesgos de tratamiento no autorizado, destrucción, uso, modificación, divulgación o pérdida durante el ciclo de vida del dato. Asimismo, garantizar la confidencialidad y secreto en el tratamiento de los datos personales, no pudiendo ser comunicados o cedidos a terceros ni utilizados con fines distintos, salvo autorización de sus titulares o en los casos permitidos por la legislación vigente.
Responsabilidad proactiva. Mantener la diligencia debida permanente para proteger y garantizar los derechos y libertades de las personas físicas cuyos datos personales son tratados en base al análisis de riesgos que el tratamiento representa para esos derechos y libertades y demostrar con evidencias su cumplimiento.
Contratación de encargados de tratamiento. Analizar y evaluar previamente a la contratación de terceros que tengan el rol de encargados de tratamiento se deberá que el proveedor reúne las condiciones y medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad y protección de derechos y libertades de los titulares de los datos. Asimismo, deberán mantener estas condiciones de idoneidad durante la relación contractual.
Privacidad desde el diseño. Garantizar desde el diseño de proyectos, desarrollo o actividades el impacto que pueda tener en los derechos y libertades de los interesados.
Derechos de los interesados. Se debe facilitar que todos los interesados puedan ejercitar sus derechos facilitando la información de forma comprensible y accesible. Tendrán derecho de acceso, rectificación, cancelación/supresión, oposición, portabilidad, limitación del tratamiento, a no ser objeto de decisiones automatizadas, y demás derechos establecidos en la normativa vigente.

3. Compromiso de la Alta Dirección

La dirección de FYR Legal reconoce la importancia crítica de la privacidad y protección de datos personales para proteger los derechos y libertades de los terceros con los que se relaciona, alcanzar los objetivos de negocios y garantizar la sostenibilidad de la Empresa. En este sentido, se compromete firmemente a promover y respaldar las buenas prácticas de privacidad y protección de datos personales.

4. Conformidad con los requisitos legales

FYR Legal dará cumplimiento a la normativa aplicable en materia de privacidad y protección de datos personales, especialmente el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo del 27 de abril de 2016 (“Reglamento de Protección de Datos Personales” o “RGPD”) y Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantías de los derechos digitales (“LOPDDD”) así como demás normativa y requisitos aplicables en la materia, comprometiéndose a dotar al responsable de Privacidad y Protección de Datos Personales de los recursos necesarios para dar cumplimiento a la legislación y regulación aplicable.

5. Gestión de excepciones

Cualquier excepción a esta Política deberá ser valorada y registrada por el responsable Privacidad y Protección de Datos Personales, siempre que se pueda justificar en una base de legitimación válida y cumpla con los principios establecidos en esta Política y en la normativa vigente.

6. Control, evaluación y supervisión

El responsable de Privacidad y Protección de Datos Personales evaluará, al menos una vez al año, o cuando cambie el contexto, surjan nuevas actividades de tratamiento, ocurra un incidente grave de seguridad, se reporten o detecten vulnerabilidades graves, aumente el volumen de ejercicios de derechos, denuncias o reclamaciones, el cumplimiento y eficacia de esta Política.

7. Consultas, inquietudes, denuncias y sanciones disciplinarias

Todos los Usuarios que tengan dudas o consultas sobre esta Política y su aplicación pueden comunicarlo a través de correo electrónico rgpd@fyrlegal.com

Asimismo, en el caso de que detecten incumplimientos a lo establecido en esta Política pueden informarlo a responsable de Privacidad y Protección de Datos Personales FYR Legal. Pudiendo también informar de forma anónima a través del Sistema Interno de Información de la Empresa.

Cualquier violación de esta Política podrá resultar en sanciones disciplinarias. Es responsabilidad de todos los Usuarios notificar al responsable de Privacidad y Protección de Datos Personales de cualquier evento o situación que pueda presumir el incumplimiento de algunos de los principios establecidos en esta Política.

8. Ubicación del tratamiento de los datos personales

El tratamiento de sus datos personales está ubicado principalmente dentro del Reino de España.

Sin embargo, algunos de los encargados del tratamiento que colaboran por nosotros se encuentran ubicados en el Reino de Países Bajos y Reino de Dinamarca, no previéndose el tratamiento de sus datos personales fuera del territorio de la Unión Europea.

9. Revisión de la Política

Esta Política ha sido aprobada por la Dirección de FYR Legal y cuenta con todo el apoyo de la alta dirección para su implementación y cumplimiento.

Se desarrollarán controles internos para hacer seguimiento del nivel de eficacia y cumplimiento de los términos establecidos en esta Política.

Deberán realizarse autoevaluaciones de los sistemas de información en forma periódica, y al menos una vez al año.

Se realizarán test de vulnerabilidades y auditorías de seguridad a cargo de entidades externas confiables.

10. Comunicación de esta Política

Esta Política es objeto de comunicación y difusión para todos los Usuarios de los Sistemas de Información de FYR Legal, así como de acciones periódicas de concienciación para reforzar la cultura de seguridad.

11. Entrada en vigor

Texto aprobado por la Dirección General el 1 de julio de 2024.

General Privacy and Personal Data Protection Policy

1. Introduction

The General Privacy and Personal Data Protection Policy (the "Policy") sets forth the general principles and guidelines for action of Forcada & Rodriguez Abogados Asociados S.L.P. ("FYR Legal" or the "Company") regarding privacy and personal data protection, ensuring compliance with applicable legislation and respect for individuals' rights and freedoms at all times.

1.1 Objectives

Protect the rights and freedoms of natural persons who interact with FYR Legal, ensuring respect for their honor and privacy in the processing of their personal data.
Implement privacy by design in all activities and processes involving the processing of personal data and in all contracts and obligations adopted by FYR Legal.

1.2 Scope

This Policy applies to all management personnel, employees, interns, collaborators, and suppliers who have access to FYR Legal's information systems and personal data (the "Users"). It covers all information systems that support the consulting and outsourcing services for legal and business process services in which FYR Legal carries out personal data processing activities.

This Policy must be known, understood, and assumed by all Users.

2. Privacy and Data Protection Policy Principles

This Policy is developed to provide a compliance framework based on best practices in privacy and personal data protection and to comply with current legislation on the protection of personal data that may affect FYR Legal. Since this Policy may not cover every possible scenario, basic principles are established to be considered in any situation involving data processing; therefore, the following principles shall serve as a guide:

Lawfulness, fairness, and transparency. Ensure that the processing purpose(s) comply with applicable legislation, are legitimated by an adequate legal basis, and are communicated to data subjects before the information is collected or used for the first time or for a new purpose.
Purpose limitation. Collect personal data only as necessary to fulfill the purpose communicated to the data subjects.
Data minimization. Minimize the personal data processed and the number of stakeholders in privacy and persons to whom processing is disclosed or permitted.
Accuracy. Ensure that personal data processing is accurate, complete, and up to date unless there is a legitimate basis for maintaining outdated data.
Storage limitation. Personal data shall only be kept for the period necessary to fulfill the purpose, except for exceptions provided in current regulations.
Integrity and confidentiality. Protect personal data by applying appropriate technical and organizational measures to safeguard personal information against risks of unauthorized processing, destruction, use, modification, disclosure, or loss throughout the data lifecycle. Likewise, ensure confidentiality and secrecy in the processing of personal data, which may not be communicated or transferred to third parties or used for different purposes, except with the authorization of their data subjects or in cases permitted by current legislation.
Accountability. Maintain permanent due diligence to protect and guarantee the rights and freedoms of natural persons whose personal data are processed based on the risk analysis that the processing represents for those rights and freedoms, and demonstrate compliance with evidence.
Engagement of data processors. Analyze and evaluate prior to hiring third parties acting as data processors that the supplier meets the conditions and technical and organizational measures necessary to guarantee the security and protection of the rights and freedoms of data subjects. Likewise, they must maintain these suitability conditions throughout the contractual relationship.
Privacy by design. Guarantee from the design of projects, development, or activities the impact they may have on the rights and freedoms of the data subjects.
Rights of data subjects. Facilitate the exercise of rights for all data subjects by providing information in an understandable and accessible manner. They shall have the right of access, rectification, cancellation/erasure, objection, portability, restriction of processing, not to be subject to automated decisions, and other rights established in current regulations.

3. Commitment of Senior Management

FYR Legal's management recognizes the critical importance of privacy and personal data protection to safeguard the rights and freedoms of third parties with whom it relates, achieve business objectives, and ensure the sustainability of the Company. In this regard, it firmly commits to promoting and supporting good practices in privacy and personal data protection.

4. Compliance with Legal Requirements

FYR Legal will comply with applicable regulations on privacy and personal data protection, especially Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of April 27, 2016 ("General Data Protection Regulation" or "GDPR") and Organic Law 3/2018 of December 5 on Personal Data Protection and Guarantee of Digital Rights ("LOPDDD"), as well as other applicable regulations and requirements in this area, committing to providing the Privacy and Personal Data Protection Officer with the necessary resources to comply with applicable legislation and regulations.

5. Exception Management

Any exception to this Policy must be evaluated and recorded by the Privacy and Personal Data Protection Officer, provided it can be justified on a valid legal basis and complies with the principles established in this Policy and current regulations.

6. Control, Evaluation, and Supervision

The Privacy and Personal Data Protection Officer shall evaluate the compliance and effectiveness of this Policy at least once a year, or when the context changes, new processing activities arise, a serious security incident occurs, serious vulnerabilities are reported or detected, or the volume of rights exercises, complaints, or claims increases.

7. Inquiries, Concerns, Complaints, and Disciplinary Sanctions

All Users who have doubts or inquiries about this Policy and its application may communicate them via email at rgpd@fyrlegal.com

Likewise, in the event that they detect breaches of the provisions of this Policy, they can report it to the FYR Legal Privacy and Personal Data Protection Officer. Reports can also be made anonymously through the Company's Internal Information System.

Any violation of this Policy may result in disciplinary sanctions. It is the responsibility of all Users to notify the Privacy and Personal Data Protection Officer of any event or situation that may presume the breach of any of the principles established in this Policy.

8. Location of Personal Data Processing

The processing of your personal data is located primarily within the Kingdom of Spain.

However, some of the processors collaborating with us are located in the Kingdom of the Netherlands and the Kingdom of Denmark, and the processing of your personal data outside the territory of the European Union is not anticipated.

9. Policy Review

This Policy has been approved by FYR Legal's Management and has the full support of senior management for its implementation and compliance.

Internal controls will be developed to monitor the level of effectiveness and compliance with the terms established in this Policy.

Self-assessments of information systems must be carried out periodically, and at least once a year.

Vulnerability tests and security audits will be carried out by reliable external entities.

10. Communication of this Policy

This Policy is subject to communication and dissemination to all Users of FYR Legal's Information Systems, as well as periodic awareness-raising actions to reinforce the security culture.

11. Entry into Force

Text approved by General Management on July 1, 2024.